QA Google Ads in agenzia: ruoli, approvazioni e passaggi

Con tre clienti il controllo prima del live è un’abitudine: chi prepara la campagna la riguarda, magari la fa vedere a un collega, e la pubblica. Con quindici clienti la stessa abitudine non regge. I passaggi aumentano, le persone cambiano, la checklist resta in un foglio che si apre quando c’è tempo. E quando il tempo manca, si salta.

Questa guida descrive un modo di organizzare il QA delle campagne Google Ads in agenzia che resiste all’aumento dei clienti. Non richiede strumenti particolari: richiede ruoli chiari, un formato di consegna e una traccia delle decisioni.

Dove si rompe il processo

I problemi che un’agenzia incontra quando cresce hanno quasi sempre la stessa forma:

• una campagna va online con un’impostazione sbagliata, per esempio una località al valore predefinito o un budget copiato da un altro cliente, e nessuno l’ha rivista;
• un asset finisce nella campagna del cliente sbagliato, perché immagini e testi arrivano da cartelle condivise;
• il passaggio tra chi prepara e chi rivede avviene in chat, e cosa è stato controllato non resta scritto;
• la campagna torna indietro dopo il live e il tempo per correggere si somma a quello per costruire;
• il founder sa quante campagne sono online, non quante sono state approvate e da chi.

Nessuno di questi problemi nasce da incompetenza. Nascono da un processo pensato per pochi clienti e usato per molti.

Tre ruoli, anche quando le persone sono due

Il QA funziona quando tre responsabilità sono distinte, anche se in un’agenzia piccola le coprono due persone:

Chi prepara. Costruisce la campagna nel contesto del cliente giusto, con brief, dati e asset aggiornati. Compila la checklist e segnala i punti su cui ha dubbi.

Chi verifica. Rilegge la campagna con la checklist in mano, senza fidarsi della memoria di chi l’ha costruita. Controlla soprattutto ciò che si vede solo aprendo le cose: ogni URL finale, ogni titolo, ogni località.

Chi approva. Decide se la campagna va online. Vede cosa sta per essere pubblicato, cosa è stato segnalato e perché. La sua decisione resta registrata.

La regola che conta: chi prepara non è chi approva. Quando la stessa persona fa tutto, il controllo è un’illusione.

Cosa deve contenere una consegna

Il passaggio da junior a senior è il punto in cui si perde più informazione. Un formato di consegna, sempre uguale, riduce le domande e i giri a vuoto. Deve contenere:

1. il riferimento al brief e alla versione dei materiali usati;
2. la checklist compilata, con l’esito di ogni voce;
3. le scelte fatte dove il brief lasciava margine, per esempio tipi di corrispondenza o strategia di offerta, con una riga di motivazione;
4. i punti aperti, cioè ciò che chi prepara non ha potuto verificare da solo;
5. lo stato in cui la campagna deve partire, attiva o in pausa.

Una consegna senza i punti aperti è una consegna incompleta: significa che chi prepara ha deciso da solo anche dove non doveva.

Una checklist sola, per tutti i clienti

La tentazione è avere una checklist per ogni cliente. Il risultato è che nessuna viene mantenuta. Funziona meglio una lista unica, valida per tutte le campagne, con una sezione breve per le particolarità del cliente: lingue obbligatorie, claim da usare o da evitare, località escluse per contratto.

La lista unica copre le cose che valgono sempre: account e cliente corretti, obiettivo coerente con il brief, località e opzione di targeting, lingue, budget giornaliero rispetto al piano mensile, strategia di offerta, date, struttura e annunci, URL finali che rispondono, modello di monitoraggio, azione di conversione testata, stato iniziale, fatturazione. Trovi i dettagli nella checklist prima di pubblicare; la versione da compilare con cliente, responsabile e data, da stampare per chi approva, è la checklist Google Ads compilabile.

Due controlli meritano una nota per chi lavora su molti account. Il budget giornaliero medio può essere superato in un singolo giorno fino al doppio, entro il limite mensile: quando il cliente ragiona a mese, la conversione va fatta prima di impostare la cifra. E l’opzione di targeting per località predefinita include anche chi è interessato alla zona senza trovarsi lì: per i clienti locali va cambiata quasi sempre.

L’approvazione va registrata

L’approvazione in chat non è un’approvazione. Dopo un errore, nessuno ritrova il messaggio, e chi lo ritrova scopre che diceva “ok per me” su una versione precedente.

Un’approvazione utile registra tre cose: chi ha approvato, quando, e cosa esattamente, cioè quale versione della campagna, con quali punti aperti chiusi. Il posto migliore è accanto alla campagna, in un documento o in uno strumento che il team usa comunque. Il posto peggiore è una conversazione.

Questo non serve a cercare colpevoli. Serve a capire, dopo un problema, se il processo ha funzionato e dove migliorarlo.

Il contesto del cliente

Molti errori di QA non si risolvono con più controlli. Si risolvono tenendo separato ciò che appartiene a clienti diversi. Se asset, dati commerciali, liste di parole chiave escluse e account Google Ads di ogni cliente vivono in un contesto proprio, la campagna nasce già nel posto giusto e la probabilità di usare il file sbagliato scende da sola.

In pratica: una cartella o uno spazio per cliente, con regole di denominazione uguali per tutti, e nessuna cartella “comune” dove finiscono i materiali di passaggio.

I primi due giorni dopo il live

Il QA non finisce con la pubblicazione. Nelle prime 48 ore emergono le cose che nessuna checklist intercetta: termini di ricerca inattesi, una spesa fuori scala, annunci non approvati da Google per un problema di destinazione. Chi approva pianifica questo controllo nel momento in cui approva, con un nome e un orario, e non lo lascia all’iniziativa di chi ha tempo.

Quando il processo regge, e quando no

Tre segnali dicono che il processo funziona:

• le campagne tornano indietro prima del live, non dopo;
• una persona nuova riesce a preparare una consegna completa entro le prime settimane;
• il founder può rispondere alla domanda “chi ha approvato questa campagna e quando” senza chiedere in giro.

Tre segnali dicono che non regge:

• la checklist viene compilata dopo la pubblicazione, per completezza;
• le approvazioni avvengono a voce, “tanto ci fidiamo”;
• gli stessi errori si ripetono su clienti diversi.

Nel secondo caso il problema non è il team. È che il processo pensato per pochi clienti è rimasto uguale mentre i clienti aumentavano. Riscriverlo con tre ruoli, un formato di consegna e un’approvazione registrata è il primo passo. Portarlo dentro uno strumento che lo rende obbligatorio è il secondo.